Инструкция по первичной проверке товарно-сопроводительных документов (ТСД) водителем-экспедитором

Название товаро-сопроводительных документов (ТСД):

• УПД – универсальный передаточный документ – объединяет в одной форме счет-фактуру, товарную накладную (ТОРГ-12), товаро-транспортную накладную.
• ТРН – транспортная накладная - документ, подтверждающий заключение договора на перевозку груза.
• ТТН – товаро-транспортная накладная - документ предназначен для контроля сдачи/приемки груза, состоит из 2х разделов: товарного и транспортного.
• ТОРГ-12 (товарная накладная) – накладная на перемещение груза, составляется при оформлении продажи груза.
• Доверенность – документ, подтверждающий право передачи груза доверенному лицу.
• Акт об установленном расхождении ТМЦ (акт разногласий) – составляется в пункте выгрузки при обнаружении расхождения количественных или качественных показателей груза.
• Акт приема-передачи ТМЦ – прилагается к пакету документов, если у грузополучателя при приемке товара отсутствует печать, акт приема-передачи должен быть заверен печатью и подписью грузополучателя.

ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ НА ОБОРОТНУЮ СТОРОНУ ЛЮБОГО ДОКУМЕНТА – ДОКУМЕНТ МОЖЕТ БЫТЬ РАСПЕЧАТАН С ОБЕИХ СТОРОН.

Если на печати не читается четко название, то можно сверить ИНН в накладных и на печати.

ЗАГРУЗКА ТОВАРА

В пункте загрузке в момент приема документов водитель проверяет:

1. Правильность заполнения документов - УПД, ТТН, ТРН, товарной накладной (при наличии) - наименование и адрес Грузоотправителя (ГО) и Грузополучателя (ГП) согласно заявке; правильность своих данных (ФИО), номер удостоверения и данных автомобиля в УПД, ТТН, ТРН; даты загрузки во всех документах (в ТРН в п. 6!!!)

2. Наличие круглой четко читаемой печати Грузоотправителя и подписей уполномоченных лиц со стороны Грузоотправителя во всех документах (левая часть документа); соответствие названия Грузоотправителя в накладных и на печати.

3. Комплектность полученного пакета товаро-сопроводительных документов (ТСД) – Грузоотправитель обязан выписать 4 комплекта документов (один с подписью водителя остается у Грузоотправителя, 3 комплекта отдают водителю в дорогу).

4. Ставит свою подпись с расшифровкой в УПД, ТТН, ТРН, товарной накладной (при наличии) в графе «Груз к перевозке принял» и в графах, где есть слово «Водитель».

Если при загрузке возникают нестандартные ситуации (водителя не допустили к пересчету груза, смещение товара, повреждение упаковки, некачественно опаллетили, груз идет под пломбой и т.д.), то водитель должен сделать отметку в ТРН (транспортной накладной) в п. 12 «Оговорки и замечания перевозчика» и заверить её подписью сотрудника склада и печатью Грузоотправителя. Об этом необходимо уведомить логиста.

В ТТН (товаро-транспортной накладной) в «II. Транспортный раздел» проверяет правильность заполнения своих данных (ФИО), номер удостоверения, регистрационный номер своего ТС (транспортного средства), адреса «Пункт погрузки» и «Пункт разгрузки».

4. При наличии нескольких точек разгрузки водитель должен разложить комплекты по Грузополучателю, на разгрузке отдавать комплект соответствующего Грузополучателя.

* в случае наличия претензий к комплектности и правильности оформления документов водитель связывается с логистом, ответственным за перевозку, для получения инструкций о дальнейших действиях.

Не совершать никаких действий до получения разрешения от логиста посредством SMS-оповещения!

ВЫГРУЗКА ТОВАРА

До начала выгрузки водителю нужно убедиться в том, что у грузополучателя есть круглая печать или доверенность с круглой печатью.

*в случае, если у получателя имеется штамп 6ез возможности идентификации получателя (нет ИНН, ОГРН, Названия, Адреса, Места нахождения), например, «Склад N1», «Морской порт» и т.д., то об отклонениях сообщать логисту по телефону!

* при отсутствии печати или доверенности с синей круглой печатью сообщите об этом логисту.

Не начинать выгрузку до получения разрешения от логиста посредством SMS - оповещения!

Водитель обязан проконтролировать корректно проставленное время прибытия на выгрузку и убытия с места выгрузки во всех экземплярах ТТН и ТРН.

В пункте разгрузки водитель проверяет:

1. Соответствие названия Грузополучателя в документах и на печати Грузополучателя на всех документах.

2. В УПД (универсальный передаточный документ) в правой нижней части:

• в графе «Товар (груз) получил/услуги, результат работ принял п. 15» - наличие подписи с расшифровкой ответственного лица Грузополучателя;

• в графе «Дата получения (приемки) п.16 – дата разгрузки;

• в графе «Ответственный за правильность оформления факта хоз. жизни п. 18» - наличие подписи с расшифровкой ответственного лица Грузополучателя.

УПД – обязательно 2 (две) круглые печати (1 печать грузоотправителя и 1 печать грузополучателя)!

Важно!!!!! Наличие прямоугольных, квадратных, треугольных штампов НЕ ЗАМЕНЯЕТ КРУГЛОЙ ПЕЧАТИ!!!!

В случае, если грузополучатель не ставит круглую печать, водитель должен требовать доверенность на право получения груза.В доверенности нужно обратить внимание:

• на срок действия доверенности (если ко дню выгрузки срок действия доверенности закончился – ОНА НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНА!!!);

• сверить название Грузополучателя и Грузоотправителя (названия должны совпадать с названиями в УПД, ТРН, ТТН),

• проверить название Грузополучателя на печати.

• со стороны грузополучателя УПД, ТРН, ТТН (все документы) подписывает тот человек, на которого выписана доверенность!!!

• 3. В ТРН (транспортной накладной)

• в п. 7 «Сдача груза» должны быть дата и время разгрузки, подпись и печать Грузополучателя; водитель ставить свою подпись с расшифровкой.

• в п. 16 водитель ставит свою подпись с расшифровкой.

• если есть замечания по разгрузке – водитель делает отметку в п. 12 «Оговорки и замечания перевозчика» и заверяет её подписью сотрудника склада и печатью Грузополучателя, уведомляет об этом логиста логиста.

• если в п. 9 «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению» пропечатана фамилия водителя – то обязательно должна быть подпись водителя.

• ТРН (транспортная накладная) – обязательно 3 круглые печати (2 печати грузоотправителя и 1 печать грузополучателя)!

• 4. В ТТН (товаро-транспортная накладная) водитель проверяет:

• - в «I.Товарный раздел» наличие круглой печати Грузополучателя и подписи с расшифровкой в графе «Груз получил грузополучатель»;

• - наличие круглой печати Грузополучателя и подписи с расшифровкой в графе «Принял»;

• - в «II. Транспортный раздел» ставит свою подпись с расшифровкой в графе «Сдал».

ТТН (товаро-транспортная накладная) - обязательно 4 круглые печати (2 печати грузоотправителя и 2 печати грузополучателя)!

ВАЖНО!!!  Если при разгрузке у грузополучателя появляется претензия к количественному/качественному состоянию груза, то составляется «Акт об установленном расхождении ТМЦ», водитель обязан предупредить об этом логиста.

В случае отсутствия в пунктах выгрузки печатей, отказа грузополучателя проставлять печати, возвращать требуемый комплект документов, водитель обязан предупредить об этом логиста и согласовать свой отъезд с документами в таком виде.

После разгрузки Грузополучатель обязан отдать водителю 2 комплекта правильно оформленных документов (с печатями и подписями). Если Грузополучатель отдает только 1 комплект – водителю необходимо сделать ксерокопию всех документов и заверить их живой (синей) печатью Грузополучателя, предупредив об этом логиста.

Водитель ставит свою подпись только там, где пропечатаны данные о водителе. Если грузополучатель заставляет подписывать там, где не указано «Водитель и его ФИО», то водитель ставит свою подпись только в экземпляре Грузополучателя.

Если в заявке несколько точек выгрузки, то водитель сдает документы после полной выгрузки (ПО ЧАСТЯМ В РАЗНЫХ ПУНКТАМ ПРИЕМА ТСД ДОКУМЕНТЫ НЕ СДАЕТ)!!

Если приходит SMS от логиста с требованиями по документам и водителю что-либо непонятно – необходимо связаться с логистом и уточнить на какие особенности в документах нужно обратить особое внимание!

ОСОБО ВАЖНО!! - Клиенты «Компания Металл Профиль», «Пятигорский молочный комбинат» и Фамадар Картона Лимитед – если в комплекте документов есть УПД (универсальный передаточный документ), то на выгрузке водитель НЕ СТАВИТ подпись в этом документе, там только печать и подпись грузополучателя – в п.15 и п. 18.

Водитель-экспедитор обязан сдать ТСД (товаро-сопроводительные документы) в течение 5 календарных дней с момента выгрузки!!!

Сдать документы возможно в любом территориально удобном пункте приема документов ГК ООО "Грузоперевозки".

Комплект документов сдается по факту последней выгрузки! Ни в коем случае, комплект не сдается частями в разных пунктах приема!

При приеме документов менеджер документооборота обязан предоставить водителю акт приема-передачи документов, подтверждающий факт их сдачи. Если нет возможности распечатать акт приема-передачи, то необходимо записать перечень сдаваемых документов от руки в распечатанный реестр по сдаче ТСД.

Эти документы равнозначны, водителю рекомендуется хранить их 2-3 месяца для предотвращения спорных ситуаций.

Обязанности водителя при использовании  тахографа.

1. Перед началом движения транспортного средства (в начале смены, рабочего дня) вставить карту водителя в левый слот тахографа. На запрос об осуществлении ручного ввода выбрать «нет». (при экипаже второй водитель вставляет карту водителя в правый слот тахографа после идентификации карты первого водителя);
Допускается движение без карты не более 15 дней, если она перевыпускается по причине неисправности, утери, кражи. Управлять ТС сверх этого срока без карты в данных ситуациях разрешается, когда необходимо возвратить автомобиль на базу (Приказ №145, п.23). На случай проверок ГИБДД или Ространснадзора водитель должен предъявить справку о том, что карта находится в процессе замены. Этот документ можно запросить в организации, которая занимается переоформлением вашей карты. В Приказе №36 (приложение 3, пункт 11) сказано, что в случае неисправности, утери или кражи, водитель должен сделать запрос на замену карты водителя в течение семи календарных дней. При этом, работая без карты, водителю нужно в конце каждой смены распечатывать из памяти тахографа информацию о режимах работы и отдыха, вручную вносить в чеки личные данные и заверять распечатку своей подписью;

2. изъять карту водителя из слота тахографа при завершении ежедневного периода работы (окончание смены, рабочего дня) после запроса тахографа о завершении соответствующего периода работы и о подтверждении или вводе названия места, в котором завершился ежедневный период работы;

3. по требованию представителей контрольных органов предоставлять доступ к тахографу и карте водителя, а также осуществлять по их требованию вывод на печать информации в виде соответствующих распечаток;

4. осуществлять вывод на печать информации; При неисправности тахографа вести запись режимов работы вручную;

5. не использовать загрязненную либо поврежденную карту водителя;
не пытаться вставить в слот для карты водителя посторонние предметы(банковские, топливные, дисконтные карты) во избежание выхода из строя картоприемника, который не подлежит ремонту.

6. не извлекать карту во время движения транспортного средства;

7. не использовать карту водителя по истечении срока ее действия;
так же запрещено движение с картой только в правом слоте.

8. Иметь при себе минимум 3 рулона бумаги для тахографа без учета того, что установлен в самом устройстве (использование кассовой ленты запрещено)

9. Следить за сроком калибровки тахографа, своевременно извещая своего руководителя о необходимости калибровки. Дата калибровки указана на стойке водительской двери.

10. Соблюдать режим труда и отдыха

1. Ежедневная продолжительность управления автотранспортным средством не должна превышать 9 часов. Два раза в неделю она может быть увеличена до 10 часов.

2. Соответственно, еженедельная продолжительность управления автотранспортным средством не  может превысить 56 часов (4 дня х 9 часов + 2 дня х 10 часов).

3. Общая продолжительность управления автотранспортным средством в течение любых двух последовательных недель не может превышать 90 часов.

4. Максимальный период управления без отдыха —  четыре с половиной часа, после чего водитель делает перерыв не менее чем на 45 минут.

5. Этот перерыв может быть разделён на две части. Перерыв продолжительностью не менее 15 минут + перерыв продолжительностью не менее 30 минут.

6. Продолжительность общей работы в течении суток не может превышать 13 часов. Три раза в рабочую неделю она может быть продлена до 15 часов в сутки.

7. Общая продолжительность непрерывной работы (молотки) и управления транспортным средством не может превышать шесть часов без перерыва.(статья L. 3312-2 Транспортного кодекса)

8. В течение суток водитель должен иметь непрерывный отдых не менее 11 часов. Ежедневный период отдыха может быть сокращён трижды в неделю до 9 часов.

9. Ежедневный период отдыха может быть присоединён к еженедельному периоду отдыха.

10. В течение каждой рабочей недели водитель должен иметь еженедельный отдых, который должен составлять не менее 45 часов. Этот период отдыха может быть сокращен до 24 часов.

11. По усмотрению водителя ежедневные периоды отдыха и сокращенные еженедельные периоды отдыха за пределами места приписки могут использоваться на транспортном средстве, если на нем имеются специально установленные приспособления для сна каждого водителя, предусмотренные конструкцией транспортного средства, и если это транспортное средство находится на стоянке.

12. Водители экипажа, состоящего из нескольких человек, имеют нормальный еженедельный период отдыха, не менее 45 часов каждую неделю. Этот период может быть сокращен не менее чем до 24 часов (сокращенный еженедельный период отдыха). Однако каждое сокращение компенсируется эквивалентным периодом отдыха, если он используется целиком до конца третьей недели, следующей за рассматриваемой неделей.

13. Еженедельный период отдыха, попадающий на две недели, может быть отнесен к любой из этих недель, но не к обеим сразу.

14. В случаях, когда водитель на участке маршрута сопровождает автотранспортное средство, перевозимое на пароме или по железной дороге, располагает спальным местом и возможностью отдыха,  его нормальный ежедневный отдых может прерываться не более двух раз. Этот перерыв не должен превышать одного часа до погрузки или после выгрузки. При этом операции по таможенному оформлению включаются в операции по погрузке или выгрузке.

15. Согласно пункту 12/561/2006, водитель может отходить от положений настоящих Правил в той мере, в которой это необходимо для обеспечения безопасности находящихся на автотранспортном средстве лиц, автотранспортного средства или находящегося на нем груза. Водитель указывает характер и причину отхода от правил на распечатке тахографа сразу в момент прибытия в подходящее место стоянки.

16. Перевозчик организовывает автомобильные перевозки таким образом, чтобы водители могли соблюдать положения настоящих Правил 561/2006.

17. Перевозчик постоянно контролирует исполнение Директивы 561/2006 водителями.

Водители автотранспортных средств обеспечивают правильную эксплуатацию тахографа, своевременное включение и переключение тахографа на соответствующие режимы работы.

Инструктаж по эксплуатации бортового устройства ПЛАТОН.

Бортовые устройства ПЛАТОН служат для оплаты проезда ТС компании по дорогам федерального значения, если ТС компании совершает проезд мимо контрольной рамки/поста/мобильного контроля без оплаты маршрута (бортовое устройство или маршрутная карта), то на компанию приходит штраф в размере: 1й – 5000 руб. и 2й – 10 000 руб. Соответственно бортовое устройство всегда должно быть установлено в ТС согласно её государственному регистрационному знаку, всегда должно быть включенным и исправным.

1. Устройство ЦСИ основная индикация

Во время движения все индикаторы должны гореть ровным зеленым цветом.

	Индикатор называется «СТАТУС» во время движения должен гореть ровным зеленым цветом. Если во время движения индикатор потух, замигал красным или загорелся красным - остановится в ближайшем возможном месте и связаться с круглосуточным ночным диспетчером, для проведения диагностики. Диспетчер по итогам диагностики принимает решение о продолжении движения по бортовому устройству или о блокировке устройства и о покупке маршрутной карты через колл-центр.
	Индикатор называется «СВЯЗЬ» во время движения должен гореть ровным зеленым цветом, допускается мерцание данного индикатора при установке связи. Если индикатор горит желтым/красным или мигает, то смотрим на индикатор «статус» если он горит зеленым, то движение разрешено. Если статус красный связаться с круглосуточным ночным диспетчером, для проведения диагностики. Диспетчер по итогам диагностики принимает решение о продолжении движения по бортовому устройству или о блокировке устройства и о покупке маршрутной карты через колл-центр.
	Индикатор называется «Навигация». При движении должен гореть зеленым. Если горит желтым, то смотрим на индикатор «статус» если он зеленый, то движение разрешено. Если горит красным или не горит, движение запрещено, проверить на наличие помех, а также включенных «глушилок» если не помогло, связаться с дежурным диспетчером для диагностики. Диспетчер по итогам диагностики принимает решение о продолжении движения по бортовому устройству или о блокировке устройства и о покупке маршрутной карты через колл-центр.
	Индикатор называется «Звук». На исправность и работу устройства НЕ ВЛИЯЕТ. Включается или выключается центральной кнопкой на устройстве между индикаторами.
	Индикатор называется «Баланс». При движении должен гореть зеленым. Если загорелся красным уточнить наличие средств на общем счете у дежурного диспетчера. Если не горит движение запрещено, связаться с дежурным диспетчером для диагностики.
	Индикатор называется «Питание» (батарейка). При движении должен гореть ровным зеленым цветом. Если горит желтым/красным значит устройство не получает питание от прикуривателя и работает от встроенного аккумулятора, проверить соединение, а также адаптер-зарядник, при необходимости заменить. При невозможности заменить связаться с дежурным диспетчером.

Основные неисправности:

«Статус»  горит или мигает красным	Связаться с дежурным диспетчером для диагностики
Не работает вся индикация (потухла)	Нужна замена шнура и/или адаптера прикуривателя.

2. Устройство ГЛОСАВ 

А) Группа индикаторов «Статус» (на рисунке обозначен «А»), в движении должен гореть зеленый один индикатор №1 из ряда. Если горят все 4 индикатора или не горят ни один, то остановится связаться с дежурным диспетчером.  Диспетчер по итогам диагностики принимает решение о продолжении движения по бортовому устройству или о блокировке устройства и о покупке маршрутной карты через колл-центр.

Б) Кнопка Управления (на рисунке обозначен «Б»), включает и отключает звуковые оповещения, на работоспособность устройства не влияет.

В) Индикатор «Состояние соединения» (на рисунке обозначен «1»). При движении должен гореть или часто мигать зеленым цветом. Если не горит обращаем внимание на индикаторы «статус» если погасли, значит связаться с дежурным диспетчером для диагностики.

Г) Индикатор «Неисправность» (на рисунке обозначен «2»). При движении не горит! Если загорелась или замигало красным, то остановится связаться с дежурным диспетчером.  Диспетчер по итогам диагностики принимает решение о продолжении движения по бортовому устройству или о блокировке устройства и о покупке маршрутной карты через колл-центр.

Д) Индикатор «Баланс» (на рисунке обозначен «3»). При движении должен гореть зеленым. Если загорелся желтым уточнить наличие средств на общем счете у дежурного диспетчера. Если горит красным движение запрещено, связаться с дежурным диспетчером для диагностики.

Е) Индикатор «Выкл. Звук» (на рисунке обозначен «4»). Если горит красным звук отключен, на работоспособность устройства НЕ ВЛИЯЕТ.

Ж) Индикатор «Питание» (на рисунке обозначен «5»). При движении не горит. Если частое мигание красным, то устройство работает от собственного аккумулятора, проверить шнур и зарядный адаптер на целостность, возможно необходима замена предохранителя в адаптере. Шнур цельный с устройством замена шнура и адаптера невозможна. Если все индикаторы потухли и вышеуказанные действия не помогли, то связаться с дежурным диспетчером. Редкое мигание красным – ждущий режим (например, на стоянке) неисправностью не является.

З) Индикатор «Состояние навигационного модуля» (на рисунке обозначен «6»). При движении должен гореть ровным зеленым цветом, если мигает зеленым, то идет определение местоположения – неисправностью не является. Если не горит – неисправность или помехи, если устранить не получается связаться с дежурным диспетчером.

Основные неисправности

1. Не горят индикаторы статус/статус соединения/состояние навигационного модуля: связаться с дежурным диспетчером для диагностики.

2. Индикатор неисправность горит красным: связаться с дежурным диспетчером для диагностики

3. Все индикаторы не горят, замена предохранителя не помогает: связаться с дежурным диспетчером для диагностики.

Внимание: водитель несет ответственность за целостность и исправность бортового устройства, при выявлении неисправности или некорректности работы связаться с дежурным диспетчером для организации замены по гарантии, не заниматься «саморемонтом» также запрещается вскрывать корпус бортового устройства, нарушать пломбы, паять провода и т.д.

Если в результате использования бортовое устройство будет повреждено: разбито, залито, оборваны провода, испорчена/утеряна документация то стоимость бортового устройства (6823 руб.) будет удержана с водителя.

При езде с неисправным или выключенным бортовым устройством если на компанию придет штраф, то 50% суммы штрафа будет выставлено на водителя.